O Filedoc é um sistema de gestão documental, de processos e workflow que integra as funcionalidades de arquivo e gestão do ciclo de vida dos mais diversos formatos de conteúdos.
Algumas características do sistema:
Interface user friendly em ambiente web
Normalização das entidades internas e externas e dos documentos produzidos.
Registo de todos os conteúdos da empresa (digitalizações, Word, Excel, PowerPoint, e-mail e ficheiros dos mais diversos tipos)
Classificação de documentos mediante critérios definidos pela empresa baseado nos seus processos de negócio
Produção, edição, gestão de versões e circulação de documentos
Indexação automática de conteúdos através de:
Ocr de documentos ou formulários (reconhecimento de caracteres de um determinado documento e/ou formulário, podendo extrair dados como o valor de uma factura, numero ordem de compra possibilitando assim a integração com o ERP)
E-mail (reconhecimento do remetente, destinatário, assunto e indexação pelo conteúdo)
Consulta de documentos mediante perfis de acesso, visualização e sua reprodução.
Registo e controlo de circulação e datas de resposta de documentos e processos
Possibilidade de efectuar despachos sobre o documento e processo
Agrupamento de documentos em processos e navegação entre documentos associados
Mecanismos de Work-Flow para circulação de Documentos e Processos
Assinaturas digitais e digitalizadas
Pesquisa avançada a documentos, circulações, despachos, tarefas e processos e por texto livre
Relatórios com indicadores de gestão
Integração com Microsoft Office (e-mail incluído)
Integração com servidor de FAX permitindo a recepção e envio de faxes directamente no sistema
Integração com a active directory da rede
Integração com Microsoft Sharepoint Services 3.0
Integração total dos dados no Microsoft SQL Server ;
Módulos do sistema:
O Filedoc é um sistema constituido por um conjunto de módulos que cumprem objectivos distintos e que podem ser implementadas de modo integral ou de forma faseada, para que possam ser acrescentadas novas funcionalidades sem prejuízo do trabalho anteriormente desenvolvido. Desta forma é possível avaliar de uma forma clara o custo de cada modulo.
