A gestão documental é um processo essencial ao bom desempenho de uma instituição e um reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, torna fácil a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.
A gestão documental e workflow é um processo que permite às empresas a gestão de toda a informação não estruturada (documentos), factor decisivo para o seu negócio e que implementa os seguintes conceitos:
- Desmaterialização:
Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos electrónicos que são classificados e disponibilizados de acordo com um determinado critério.
- Normalização:
A gestão documental permite a normalização de todos os tipos de documentos da empresa, das entidades internas e externas e uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos
- Indexação:
Catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é em tudo equivalente ao processo de arquivo físico, retirando os benefícios dos sistemas de informação de forma a garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico
- Workflow:
Definição dos vários estados pelos os quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo e possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos.
- Pesquisa:
Implementação de um motor de busca capaz de realizar OCRs sobre os documentos digitalizados, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente um documento, quando necessário e em qualquer lugar
- Redução de Custos:
Com a utilização de uma solução de gestão documental advém a redução do custo de cópias, aumento de produtividade na procura e no reencaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo
Gestão documental - Vantagens